Какие системы связываются между собой и на чём рвётся цепочка
В этой статье
Лесопереработка, торговые сети, туризм и гостеприимство, транспорт с длинным плечом доставки – у компаний в Иркутске есть общая черта: расходы уезжают далеко от офиса, а цифры о них возвращаются с опозданием. Учётная база, банк, CRM и таблицы подразделений живут отдельными жизнями, и месячный отчёт собирается вручную. Автоматизация управленческого учёта – это в первую очередь надёжные связи между этими источниками и понимание, где они рвутся.
Учётная база и расходы, которые доезжают позже
1С содержит документы: поступления, отгрузки, акты, платёжные поручения. Управленческую прибыль по ней посчитать нельзя, пока статьи заведены под налоговую отчётность, а транспорт и подотчётные расходы приходят с задержкой в недели. Мы фиксируем дату закрытия периода и правило: попавшее позже относится к тому месяцу, к которому относится по смыслу. Без этого отчёт о прибылях и убытках переписывается задним числом каждый раз.
Деньги на счетах и деньги в подотчёте
Второй контур – банк и касса. Выписки по всем счетам, корпоративные карты, эквайринг с отложенным зачислением, наличные на местах. Отчёт о движении денежных средств собирается отсюда, и первым делом мы разводим три вещи, которые обычно смешаны: расчёты с контрагентами, внутренние переводы между собственными счетами и личные траты собственника. Пока они в одной куче, оборот раздут, а прибыль занижена. Каждый счёт и каждая касса подключаются к отчётности целиком, а не выборочно: половина источников денег означает половину правды о них, и платёжный календарь на таких данных бесполезен.
Сделки, авансы и закрытые документы
CRM отвечает на вопрос, что продали, банк – что получили, документы – что действительно закрыто. Расхождение между ними и есть та дыра, из-за которой выручка в отчёте не сходится с выпиской. Мы связываем сделку с отгрузкой и платежом, поэтому аванс не превращается в прибыль раньше времени. Настройка воронки и работы менеджеров – отдельная услуга, автоматизация отдела продаж.
Звено, которое держится на одном человеке
Самое хрупкое место любой связки – человек, который выгружает файл и вставляет данные в таблицу. На диагностике мы отмечаем каждый такой переход и решаем, что с ним делать:
- настроить автоматическую выгрузку по расписанию;
- свести справочники контрагентов и статей между системами;
- назначить ответственного и срок закрытия месяца;
- оставить ручным, если объём мал, но описать в регламенте.
Филиалы, точки и второе юрлицо
Когда бизнес работает несколькими подразделениями, к схеме добавляется ещё один слой: у каждой точки свои остатки, своя касса и свой руководитель, а у группы – несколько юрлиц. Управленческий учёт на предприятии обязан собирать их в один периметр и одновременно показывать результат каждого. Без разделения по направлениям невозможно понять, кто зарабатывает, а кто живёт за счёт соседей.
Дашборд и платёжный календарь на выходе
Когда источники связаны, управленческая отчётность выглядит так:
- три сверенных отчёта: ДДС, прибыли и убытки, управленческий баланс;
- платёжный календарь, показывающий кассовый разрыв за три-четыре недели;
- дашборд для собственника, который открывается с телефона;
- регламент и обучение вашего финансиста.
Полноценный обмен данными между базами при необходимости настраивает команда интеграции 1С.
Сколько занимает сборка и во что обходится
Экспресс-отчётность – от 80 000 ₽ и семь рабочих дней. Постановка управленческого учёта под ключ – от 220 000 ₽ и четыре-шесть недель. Подключение источников – от 110 000 ₽ и двух недель, платёжный календарь – от 90 000 ₽, дашборд – от 95 000 ₽, ведение – от 25 000 ₽ в месяц. Точную сумму называем после разбора данных и до подписания договора. Остальное – в разделе цен.
Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 – посмотрим ваши выгрузки и скажем, какие связи можно автоматизировать уже на этой неделе.
